Business intelligence: non è solo questione di dashboards

“Perchè dovremmo aver bisogno di una Business Intelligence? Il nostro ERP ha già i report e le dashboard…”
Questa è una delle domande che più spesso ci sentiamo porre quando ci accingiamo a proporre le nostre soluzioni di Business Intelligence.

La risposta a quella domanda si può trovare nel fatto che ERP e Business Intelligence (BI) sono strumenti diversi, nati per scopi diversi.
Gli ERP sono basati sul modello OLTP (Online Transaction Processing) e offrono quindi prestazioni ottimizzate alle transazioni (operazioni di inserimento/modifica dati) sul Database, ottimizzando lo spazio, i tempi ed il costo operativo di queste operazioni sui dati.
Un ERP modella i propri dati utilizzando il modello ER (Entity-Relationship), utile e funzionale a mantenere coerenza e struttura dei dati, ma non alla loro analisi.

Una Business Intelligence è invece basata sul modello OLAP (Online Analytical Processing), quindi con una architettura dove viene ottimizzata e massimizzata la velocità di lettura, correlazione ed aggregazione dei dati.
I motori di BI utilizzano un modello basato su cubi multidimensionali, consentendo quindi l’analisi dei dati da più punti di vista in tempo reale, modificando la prospettiva di analisi a seconda delle necessità.

Queste differenze architetturali comportano quindi delle sostanziali differenze nell’estrazione dei dati e nella realizzazione delle analisi, spesso insormontabili da parte di un ERP.

Analizziamo ora nel dettaglio alcuni punti chiave che possono aiutarci a capire meglio le differenze che intercorrono tra un ERP ed una Business Intelligence.

Flessibilità
I report generati da un ERP sono basati sul modello ER, quindi per loro definizione legati a come i dati sono stati modellati sul database.
Una Business Intelligence invece denormalizza i dati, per consentire di aggregare successivamente gli stessi durante l’estrazione.
In questo modo quindi, non c’è alcun limite alla tipologia di report e di aggregazioni dati che si può ottenere con una Business Intelligence.
Un altro aspetto da non sottovalutare assolutamente è che i motori di generazione report degli ERP richiedono che i dati siano in relazione tra di loro per poterli estrarre: viceversa, una BI è in grado di costruire autonomamente queste relazioni, anche se sui dati originali non sono disponibili.

Profondità di analisi
Sempre il modello ER su cui sono basati gli ERP impone alcune limitazioni sulla profondità di analisi e di dettaglio a cui gli ERP possono arrivare nelle estrazioni dati.
La denormalizzazione introdotta con il modello della BI basato sui cubi multidimensionali invece consente di analizzare i dati sia in modo “macro” (quindi con un elevato grado di aggregazione) che in modo “micro” (quindi con un elevato grado di dettaglio).

Velocità
Il modello OLTP come abbiamo detto non è ottimizzato per l’estrazione e l’analisi di grandi quantità di dati, a differenza del modello OLAP utilizzato dalla Business Intelligence.
In più, c’è un’altra sostanziale differenza: i report estratti dall’ERP vengono elaborati a partire dalla loro base dati, mentre invece i report estratti tramite una Business Intelligence vengono elaborati estraendo i dati dal Datawarehouse (che viene periodicamente sincronizzato).
In altre parole, ogni report che viene eseguito da un ERP rallenta l’intera azienda, perché le analisi devono essere eseguite sui dati transazionali sui quali gli utenti stanno svolgendo le proprie mansioni quotidiane.
La BI invece, operando sul proprio Datawarehouse sincronizzato nottetempo, non impatta in alcun modo sul lavoro degli utenti: le analisi dati non devono rallentare o peggio, impedire, il normale lavoro. Perchè aspettare 10 minuti e rallentare tutta l’azienda per avere un report, quando sarebbe possibile ottenere informazioni migliori in 2 secondi?

Tipologie di estrazione
I report estratti dagli ERP sono tipicamente elenchi e/o tabelle di dati con aggregazione settimanale/mensile, ovviamente vincolati (come possibilità di estrazione) alle relazioni definite nel modello dei dati.
Viceversa i report generati da una Business Intelligence sono basati su un modello dinamico, quindi non c’è limite alle possibilità di estrazione. Il modello viene definito automaticamente dal motore di BI in funzione di ciò che si vuole ottenere.
Tra l’altro questo consente anche di definire in modo automatico ed implicito relazioni tra i dati anche laddove nel modello OLTP non fossero state previste.

Dati vs Informazioni
I report creati tramite ERP sono ovviamente eseguiti sui dati transazionali presenti nel loro database, e quindi sono una “fotografia” della situazione attuale (As-Is) aziendale.
Tramite una Business Intelligence, non solo è possibile analizzare l’As-Is, ma è possibile anche andare oltre: tramite gli strumenti di Forecasting e analisi What-IF è possibile prevedere l’andamento che prenderà il vostro business nel futuro e addirittura arrivare a prevedere ed ipotizzare come i risultati della vostra azienda potranno modificarsi al mutare delle condizioni. Gli ERP generano quindi grosse moli di dati, una Business Intelligence crea informazioni e conoscenza a partire dai dati.

Integrazione
Ovviamente i report eseguiti tramite ERP attingono i loro dati dal database utilizzato dall’ERP stesso.
Per sua definizione, una Business Intelligence attinge invece i dati da un Datawarehouse che (tramite gli opportuni strumenti ETL, come Stargate di Fair&Square) è alimentabile con molteplici fonti di dati, di cui l’ERP è solo una delle infinite possibilità.

Evoluzione
Gli ERP più evoluti dispongono di un tool per la creazione di nuovi report: l’utilizzo di tali tool però è estremamente complesso, perché richiede (da parte dell’utente) la completa e perfetta conoscenza del modello ER con cui i dati sono memorizzati. L’acquisizione di questa conoscenza è tutt’altro che semplice e può richiedere molto tempo (anche nell’ordine delle settimane).
I motori di BI invece invertono questa polarità, ponendo l’attenzione dell’utente sui dati di interesse e costruendo per lui il modello necessario. Con un tool di BI quindi si indica solo quali dati interessano e come si desidera che vengano visualizzati: sarà poi il software a costruire per voi il modello migliore e più ottimizzato.

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